CÔNG CỤ QUẢN LÝ ĐẶT PHÒNG THUẬN TIỆN, CHI TIẾT
Thông tin về khách, đặt phòng được SMILE quản lý một cách khoa học, chi tiết và thuận tiện. Smile quản lý đặt phòng khách lẻ, đặt phòng đoàn, seri- booking, Allotment và quản lý tình trạng của từng phòng.
Đặt phòng đoàn, một công việc nặng nhọc của nhân viên đặt phòng sẽ trở nên nhẹ nhàng với sự bố trí khoa học của SMILE. Rooming list được nhập dưới dạng bảng hoặc có thể cắt dán trực tiếp từ file excel làm cho việc nhập danh sách đoàn hàng trăm phòng nhanh chóng và dễ dàng như một trò chơi.
CÔNG CỤ TÌM KIẾM HIỆU QUẢ, CHÍNH XÁC.
Trong hoạt động hàng ngày, tìm kiếm khách hàng là một công việc được sử dụng thường xuyên.
SMILE đã làm cho công việc này dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng nhờ vào công cụ tìm kiếm đa năng. Ô guest info nhận bất cứ thông tin nào mà người dùng có được về khách như số Account, số confirm, số phòng hay một phần bất kỳ trong họ hay tên khách. Chỉ với một trong số những thông tin trên, SMILE sẽ nhanh chóng đưa ra khách bạn cần tìm
QUẢN LÝ TÀI KHOẢN KHÁCH CHẶT CHẼ, CHỐNG THẤT THOÁT
Các khoản dịch vụ khách sử dụng, các khoản thanh toán được ghi nhận và quản lý theo từng tài khoản của khách. Các khoản dịch vụ khi đã được nhập vào hệ thống sẽ không cho phép nhân viên lễ tân xóa đi. Để điều chỉnh, dùng các giao dịch ngược dấu để cân bằng. Bất cứ lúc nào, kế toán doanh thu có thể in ra chi tiết các giao dịch để kiểm tra, kiểm soát.
Khi check out, các thông tin về dịch vụ khách sử dụng được tập hợp sẵn sàng, đầy đủ giúp cho việc Check out nhanh chóng, loại trừ các sai sót, nhầm lẫn.
Khi check out hệ thống sẽ luôn kiểm tra số dư trong tài khoản của từng khách để nhắc nhở nhân viên thu ngân nếu nhân viên chưa thanh toán hết.
IN HÓA ĐƠN VỚI NHIỀU LỰA CHỌN, NHIỀU LOẠI TIỀN
SMILE cho phép nhiều lựa chọn khi in hóa đơn cho khách.
- In chi tiết
- In theo ngày
- In theo loại giao dịch
- In theo loại giao dịch theo ngày.
- In tổng hợp.
Các khoản dịch vụ có thể được tách ra thành các hóa đơn rất dễ dàng, nhanh chóng để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của khách như công ty thanh toán, khách tự thanh toán….
Các thông tin về hóa đơn như số Seri, số hóa đơn được tập hợp ngay khi in để phục vụ báo cáo thuế hàng tháng theo yêu cầu của cơ quan thuế Việt Nam.
Mẫu hóa đơn sẽ được thiết kế phù hợp với yêu cầu của khách sạn, SMILE đảm bảo các thông tin được in vào đúng mẫu do khách sạn quy định.
MÃ PHÂN TÍCH HỖ TRỢ S & M
Hệ thống mã phân tích của SMILE với 13 hệ mã mở là một công cụ đắc lực giúp cho việc phân tích dữ liệu về khách. Các hệ mã có thể được định nghĩa theo yêu cầu phân tích của từng khách sạn, có thể hoạt động độc lập hoặc liên kết với nhau theo phương thức hệ mã này điều khiển hệ mã khác với quy tắc do người dùng đặt ra.
QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG ĐỒNG NHẤT, TOÀN DIỆN
Hệ thống quản lý khách hàng của SMILE giúp khách sạn luôn có đầy đủ các thông tin về từng khách hàng, doanh số, lượng phòng sử dụng đến công nợ.
SƠ ĐỒ PHÒNG TRỰC QUAN, DỄ SỬ DỤNG
SMILE cung cấp sơ đồ phòng dưới dạng đồ họa cho phép truy cập trực quan từng phòng trong khách sạn. Mỗi phòng thể hiện được tất cả các thông tin cần thiết như trạng thái sạch/ bẩn, tình trạng có khách/ không có khách, số lượng khách trong phòng, các tin nhắn cho khách….
Từ sơ đồ phòng có thể di chuyển khách từ phòng này sang phòng khác một cách đơn giản bằng động tác kéo và thả.
Sơ đồ phòng thể hiện tình trạng phòng cho ngày hiện tại và tương lai.
BIỂU ĐỒ CHIẾM DỤNG PHÒNG TRỰC QUAN
Biểu đồ dạng đồ họa giúp nhân viên đặt phòng có ngay cái nhìn tổng quan về tình trạng chiếm dụng phòng của khách sạn trong một ngày bất kì.Mỗi ngày được thể hiện trong một cột. Số lượng đặt phòng được thể hiện từ dưới lên trên theo trật tự tình trạng: Chắc chắn, chưa chắc chắn, Allotment, Seri và Waiting và ở trên đỉnh là phòng hỏng nếu có. Mỗi loại sẽ có màu riêng để dễ dàng phân biệt. Đường chỉ đỏ được đặt để chỉ ra tổng số phòng của khách sạn. Trong trường hợp cột cao hơn đường chỉ đỏ, đó là dấu hiệu của tình trạng đặt phòng quá số lượng phòng. Vì vậy sơ đồ chiếm dụng phòng không chỉ là thông báo công suất mà còn chỉ ra số phòng trống để so sánh với đường chỉ đỏ chỉ giới hạn tổng số phòng.
BIỂU ĐỒ PHÒNG CHI TIẾT
Trên biểu đồ thể hiện tình trạng chi tiết của mỗi phòng theo ngày gồm khách đang ở, khách đặt phòng sẽ đến. Để thay đổi ngày của đặt phòng và thời gian khách ở, phòng hỏng chỉ cần kéo tăng giảm thanh màu tương ứng với phòng đó.
Có thể đặt phòng mới, hủy đặt phòng trực tiếp trên biểu dồ.
Dải màu tương ứng với tình trạng của folio như sau:
Xanh = Khách đang ở
Xanh đậm = Đặt phòng
Nâu = Phòng hỏng
Biểu đồ này rất thuận tiện cho việc bố trí, sắp xếp phòng cho khách trong những ngày kín phòng.
Và còn rất nhiều tính năng vượt trội khác….